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個人情報保護方針

個人情報保護方針

序文

東北コピー販売株式会社(以下「当社」といいます。)は、お客様からの信頼を第一と考え、お客様個人に関わる情報を正確、かつ機密に取り扱うことは、当社にとって重要な責務であると考えております。そのために、お客様の個人情報に関する「個人情報保護方針」を制定し、個人情報の取り扱い方法について、全社員及び関連会社への徹底を実践してまいります。その内容は以下の通りです。なお、既に当社で保有し利用させて頂いている個人情報につきましても、本方針に従ってお客様の個人情報の取り扱いを実施致します。

個人情報保護基本方針

東北コピー販売株式会社は、情報社会における「個人情報の保護と活用」の重要性を認識し業務上取扱うすべての個人情報について

関係法令及びその他の関連事項を遵守致します。その上で、個人情報保護に関する動向に配慮した運用・管理・保護を行い、これらを

全従業員及びその他の関係者にも周知徹底するとともに、継続的な維持改善をしてまいります。

1.当社は個人情報を適法かつ適切な方法で取得し、不正な収集は行いません。

2.当社は個人情報の利用目的を明確にし、その目的の達成に必要な範囲内で取り扱います。

3.当社は保有する個人情報を利用目的に必要な範囲内で正確かつ最新の内容に保つよう努めます。

4.当社は個人情報の取り扱いにあたって、盗難・漏えい・滅失防止などの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。

5.当社は個人情報の取り扱いに際して、情報主体(本人)が適切に関与しえるよう配慮します。

6.全従業員に個人情報保護に関する教育を実施し、周知徹底をはかります。

個人情報の取り扱いについて

(1)個人情報の取得
・当社は個人情報を適法かつ公正な手段により収集致します。お客様に個人情報の提供をお願いする場合は、事前に収集の目的利用の内容を開示した上で、当社の正当な事業の範囲内で、その目的の達成に必要な限度において、個人情報を収集致します。
 
・当社が個人情報の取得を意図し、ご本人から書面やWebを通じて直接提供いただく場合、個人情報の利用目的を明示させていただきます。ただし、提供時の状況から利用目的が明らかな場合は利用目的の明示を省略させていただくことがあります。
 
・当社は、弊社の事業活動の達成に必要な、次の利用目的の範囲内において個人情報を利用致します。


(2)個人情報の利用目的
当社がお預かりした個人情報は、個人情報を頂いた方に承諾を得た範囲内で、また収集目的に沿った範囲内で利用致します。
利用目的については以下の「利用目的の範囲」の内、当社の正当な事業の範囲内でその目的の達成に必要な事項を利用目的と致します。
 
個人情報の利用目的
お客様、お取引先様の個人情報

・商品・サービスに関する情報提供、及びご提案
・商品・サービス、サポートのご提供とそれに関する
 事務・経理などの手続き
・セミナー、フェア等のイベントのご案内と運営
・商談・打ち合わせのための連絡
・商品・サービスの企画及び利用に関するアンケートや  
 調査のお願いと連絡
・製品調達等のための連絡、及びそれに関わる
 事務・経理などの手続き
・統計資料の作成
・各種お問合せへの対応
委託元から提供された個人情報
・委託元から受託した業務の履行
採用・募集活動、インターンシップ応募者、従業員及び
退職者に関する個人情報
・採用・募集活動に関連する利用
・退職者への情報提供および連絡
・人事・労務に関連する利用
・その他の雇用管理・業績管理、適正な業務運営確保
・健康の保持・増進など従業者にとって有益と思われる目的の
   範囲の健康情報
・税理士、社会保険労務士に委託した従業者の人事・労務、
   報酬の計算等に関して必要な範囲
・その他、従業者に対する事務に関する利用
番号法に基づく従業者等の個人番号の利用・雇用手続きに関連する事務
・その他法令等に定める個人番号関係事務

・個人情報保護法の施行前(2005年3月31日以前)に取得し、弊社にてデータベース化し保有する個人情報に関しては、上記の利用目的で継続して利用させていただきます。
・当社は、合併、分社化、営業譲渡等で、事業を承継し個人情報を取得した場合、承継前にご本人に同意を得ている、または通知、または公表した利用目的の達成に必要な範囲内で利用します。
・「法令に基づく場合」「人の生命、身体または財産の保護」「国の機関等への協力」に該当する場合は、上記利用目的の範囲外であっても事前の同意を得ずして個人情報を取得し、利用させていただく場合があります。

(3)個人情報の第三者提供
 当社は以下の場合を除き、個人情報を第三者に提供することはいたしません。
・あらかじめご本人の同意をいただいている場合。
・利用目的の達成のため、弊社の代理店等(ビジネスパートナー)に提供する場合。
・第三者への提供を目的として個人情報を取得しており、かつその目的、提供されるデータ項目、提供手段、停止要求の申し出先を通知あるいは容易に知り得る状態にある場合。
・人の生命、身体又は財産の保護に必要な場合でご本人の同意を得ることが困難な場合。
・司法機関、行政機関等から法令に基づき提供を求められた場合。
・弊社が合併、分社化、営業譲渡等で、個人情報を提供する場合。


(4)個人情報の開示・修正等の手続
お客様からご提供頂いた保有個人データに関して、照会、訂正、削除を要望される場合は、お問い合わせ先窓口までご請求ください。当該ご請求が当社の業務に著しい支障をきたす場合等を除き、お客様ご本人によるものであることが確認できた場合に限り、合理的な期間内に、お客様の個人情報を開示、訂正、削除致します。

(5)個人情報の開示等に要する手数料
開示請求者(お客様ご本人と認められる方)に対し開示等に要する手数料(1枚当たり500円(税込))のご負担をお願いする場合がありますが、その場合はあらかじめその旨を明らかにしご負担頂くことと致します。

個人情報の保護に関する法令・規範の遵守について

当社は、当社が保有する個人情報に関して適用される個人情報保護関連法令及び規範を遵守します。また本方針は、日本国の法律、その他規範により判断致します。本方針は当社の個人情報の取り扱いに関しての基本的な方針を定めるものであり当社は本方針に則って個人情報保護法等の法令・規範に基づく個人情報の保護に努めます。

取り扱う個人データの漏洩が発生し、個人の権利利益を害する恐れが大きい場合は、内部規定に基づき個人情報保護委員会への報告及びご本人への通知を遅延なく実施します。

個人情報の安全管理措置について

当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等から保護し、正確性及び安全性を確保するために管理体制を整備し、適切な安全対策を実施致します。個人情報を取り扱う事務所内への部外者の立ち入りを制限し、当社の個人情報保護に関わる役員・職員等全員に対し教育啓発活動を実施するほか管理責任者を置き個人情報の適切な管理に努めます。また以下の安全管理措置に基づき取り扱いを徹底しています。
(組織的安全管理措置)
  整備した取扱方法に従って個人データが取り扱われていることを責任者が確認
  従業員(または社員など)から責任者に対する報告連絡体制を整備                       
(人的安全管理措置)
  個人データの取り扱いに関する留意事項について、従業員(または社員など)に定期的な研修を実施
  個人データについての秘密保持に関する事項を雇用契約時に締結                 
(物理的安全管理措置)
  個人データを取り扱うことのできる従業員及び本人以外が容易に個人データを閲覧できないような措置を実施
  個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業  
  所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施
(技術的安全管理措置)
  個人データを取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業員を明確化し、個人データへの不要なアクセ 
  スを防止
  個人データを取り扱う機器を外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入
(外的環境の把握)
  今後個人データを外国に保管する場合には、当該外国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管   
  理措置を実施
※漏洩等の報告等の義務化
  個人情報保護委員会規則で定める漏洩等が発生し、個人の権利利益を害する恐れが大きい場合は個人情報保護委員会
  への報告及び本人への通知を遅延なく実施します。

継続的な改善について

当社は、個人情報保護への取組みについて、日本国の従うべき法令の変更、取り扱い方法、環境の変化に対応するため、継続的に見直し改善を実施致します。

お問い合わせ

個人情報の取り扱いに関するお問い合わせは、下記窓口にて受け付けております。
※個人情報の開示請求についても、下記にご連絡ください。

【個人情報取扱い窓口】
≪東北コピー販売株式会社 管理部≫
〒960-8252 福島県福島市御山一本松13-5 
TEL:024-559-0245 FAX:024-559-0251

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